BAKPRAS merupakan kepanjangan dari Biro Administrasi, Keuangan, Sarana dan Prasarana yang mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis dibidang Administrasi, Keuangan, Sarana dan Prasarana yang ada di lingkungan Universitas Mahasaraswati Denpasar yang berada dibawah dan bertanggung jawab sepenuhnya kepada Rektor melalui Wakil Rektor II.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) BAKPRAS sangat relevan dengan isu penataan organisasi dan kelembagaan dalam melaksanakan mandat Universitas Mahasaraswati Denpasar. Tugas pokok dan fungsi BAKPRAS yaitu menyusun rencana, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan BAKPRAS serta merumuskan kebijakan teknis di bidang administrasi keuangan, sarana prasarana berdasarkan peraturan yang berlaku sebagai pedoman kerja. Prinsip kerja BAKPRAS adalah memberikan layanan terbaik bagi seluruh civitas akademika Universitas Mahasaraswati Denpasar maupun pihak lain dalam hal pengurusan administrasi keuangan sarana prasarana universitas secara umum.

Tugas dan tanggung jawab Biro Administrasi, Keuangan, Sarana dan Prasarana biasanya mencakup beberapa hal berikut:

1. Kepala Biro

   • Tugas:

     • Membantu Wakil Rektor bidang keuangan dan sumber daya dalam perumusan rencana strategis di bidang administrasi, keuangan, sarana, prasarana.
     • Menyusun laporan berkala sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku
     • Membantu Wakil Rektor bidang keuangan dan sumber daya dalam pengadaan barang dan jasa yang mencakup di tingkat Unmas dan Pascasarjana.
     • Melaksanakan kegiatan perencanaan, pengadaan, penginventarisan, pemanfaatan, pemeliharaan dan penghapusan asset unmas Denpasar sesuai kebijakan dan peraturan yang berlaku.
     • Mengkoordinasikan perencanaan dan penentuan kebutuhan terhadap permintaan barang sesuai dengan standar mutu dan dana yang tersedia.
     • Mengkoordinasikan penerimaan dan penyimpanan barang untuk selanjutnya disalurkan ke unit pengguna.

   • Wewenang:

     • Mengadakan koordinasi dengan pimpinan dan unit-unit lain
     • Memberikan petunjuk dan pengarahan pada staf
     • Mengadakan konsultasi dan meminta pengarahan Rektor atau Wakil Rektor II mengenai hambatan yang dihadapi untuk mendapatkan petunjuk penyelesaian
     • Mengatur penggunaan sarana prasarana seperti gedung gedung perkuliahan untuk fakultas dan Pascasarjana.
     • Mengadakan kordinasi ke unit lain (Fakultas/Pascasarjana, Biro, UPT) masalah pengadaan barang dan jasa.
     • Mengambil kebijakan terhadap semua pekerjaan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.

   • Tanggung Jawab:

     • Dari sisi kelembagaan Biro Administrasi Keuangan Sarana dan Prasarana (BAKPRAS) yang berada di bawah rektor, maka BAKPRAS bertanggung jawab kepada Rektor menyangkut administrasi keuangan sarana dan prasarana.
     • Bertanggung jawab atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan.
     • Bertanggung jawab kepada Rektor menyangkut proses pengadaan barang dan jasa, masalah pemeliharaan barang dan jasa sampai pemusnahan barang dan jasa.
     • Memastikan bahwa proses pengadaan barang dan jasa di BAKPRAS melalui suatu proses yang terorientasi untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa di unit-unit lain di lingkungan Unmas sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, sesuai dengan urutan skala prioritas kebutuhan yang telah direncanakan dan yang terpenting menghasilkan output berupa keputusan atas terpenuhinya kebutuhan barang dan jasa dari unit-unit lain dilingkungan Unmas Denpasar.
     • Memastikan proses pengadaan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan dan skla prioritas dengan prinsip efektif dan efisiensi anggaran.

2. Bagian Administrasi:

   • Tugas:

     • Mengelola administrasi surat menyurat daring dan luring.
     • Memfasilitasi pembuatan dokumen administrasi sesuai kebutuhan.
     • Melaksanakan penyimpanan arsip surat.

   • Wewenang:

     • Menggunakan semua sarana dan prasarana yang ada demi efektivitas dan efisiensi kerja serta pelayanan yang baik untuk mahasiswa dan dosen .

   • Tanggung Jawab:

     • Bertanggung jawab kepada Kepala Biro menyangkut dokumen surat menyurat dan pengarsipannya.

3. Bagian Gaji dan Pajak:

   • Tugas:

     • Melakukan pengecekan, serta melakukan koreksi terhadap gaji, honor, transport, tunjangan struktural dan vakasi.
     • Menyiapkan administrasi pembayaran pajak penghasilan, gaji dan honor.
     • Membuat daftar gaji dan tunjangan struktural.
     • Melakukan pengecekan terhadap amprahan sarana prasarana.
     • Melakukan pengeceken laporan rutin.
     • Membuat laporan keuangan.

   • Wewenang:

     • Memotong pajak untuk setiap gaji dan honor yang dikeluarkan.
     • Mengembalikan jika ada amprahan dari Fakultas yang tidak benar untuk diperbaiki.

   • Tanggung Jawab:

     • Bertanggung jawab kepada Kepala Biro menyangkut semua tugas agar dikerjakan dengan teliti dan tepat waktu.

4. Bagian Pembayaran:

   • Tugas:

     • Membuat tagihan pembayaran SPP.
     • Generate tagihan mahasiswa yang belum memiliki tagihan.
     • Menginventariskan dan mendokumentasikan administrasi pembayaran mahasiswa.
     • Mencatat SPP mahasiswa melanjutkan, mahasiswa pasca dan mahasiswa FKG yang masih manual ke kartu pembayaran.
     • Membuat surat keterangan pengembalian uang ( kelebihan pembayaran SPP).
     • Membuat laporan jumlah mahasiswa yang sudah membayar SPP per prodi.
     • Memberikan validasi (lunas spp) kepada mahasiswa yang akan wisuda.
     • Membuat laporan pemasukan SPP per bulan.
     • Menginput pembayaran SPP yang manual.

   • Wewenang:

     • Membuat daftar tagihan pembayaran SPP per prodi dan per angkatan setiap awal semester.
     • Melakukan koordinasi dengan vendor sistem informasi, terkait dengan pemeliharaan dan keperluan pengembangan.

   • Tanggung Jawab:

     • Bertanggung jawab kepada Kepala Biro menyangkut kelancaran sistem pembayaran SPP.

5. Bagian Inventaris, Pengadaan, Penyusutan dan Penghapusan Sapras:

   • Tugas:

     • Menyusun dan mengupdate data inventaris sarpras.
     • Pengadaan Sarana dan Prasarana.
     • Penginventarisan Barang.
     • Penghapusan Barang.
     • Penyusutan Barang.
     • Seleksi dan Evaluasi Vendor.
     • Menangani perpanjangan samsat kendaraan inventaris universitas.

   • Wewenang:

     • Melakukan monitoring, pengawasan dan evaluasi secara tepat dan akurat terhadap nilai, jumlah, keberadaan dan kebermanfaatan sarana dan prasarana di seluruh unit kerja.
     • Memberikan informasi dalam menentukan keadaan barang yang dimiliki Unmas, memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana prasarana yang dimiliki Unmas, mengatur pelaksaan proses penginventarisan sarana dan prasarana agar tertata rapi.
     • Membatasi kerugian pemeliharaan sarana prasarana yang kondisinya semakin buruk, Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan.
     • Memiliki vendor tetap dengan kriteria yang sesuai dan Memastikan bahwa vendor yang diajak kerjasama memiliki kompeten atau standar kualitas yang baik.

   • Tanggung Jawab:

     • Bertanggung jawab kepada Kepala Biro menyangkut semua tugas agar dikerjakan dengan teliti dan tepat waktu.

6. Bagian Pemanfaatan dan Pemeliharaan Sapras:

   • Tugas:

     • Melakukan pendataan pemanfaatan sapras, mengatur peminjaman ruangan.
     • Mengatur peminjaman barang-barang untuk kegiatan mahasiswa (BEM, DPM dan UKM).
     • Melakukan monitoring dan pemeliharaan sapras (komputer dan jaringan internet).
     • Melakukan pendataan ruang kelas.
     • Melakukan pengecekan terhadap ac, air, dan listrik.

   • Wewenang:

     • Mengatur pelaksaan proses peminjaman barang dan ruangan agar berjalan dengan baik, Menjamin kelancaran mekanisme peminjaman barang dan ruangan dengan efektif dan efisien.
     • Menjamin sarana dan prasarana selalu dalam kondisi prima, siap digunkan untuk mendukung proses pembelajaran, Mengetahui kerusakan secara dini atau gejala kerusakan yang timbul, dan menjamin kenyamanan bagi pemakai di lingkungan Unmas Denpasar.
     • Menghindari terjadinya kerusakan yang lebih fatal, dan mengembalikan keadaan sarana prasarana selalu dalam kondisi siap pakai dan berfungsi dengan baik.

   • Tanggung Jawab:

     • Bertanggung jawab kepada Kepala Biro menyangkut semua tugas agar dikerjakan dengan teliti dan tepat waktu.