Biro Akademik dan Kemahasiswaan selanjutnya disingkat BAK adalah unsur pembantu pimpinan di bidang administrasi akademik berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor melalui Wakil Rektor I yang membidangi Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Mahasaraswati Denpasar.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

BAK mempunyai tugas merumuskan, mengoordinasikan dan melaksanakan program kegiatan di bidang akademik dan kemahasiswaan serta menjamin proses pendidikan dan kemahasiswaan di Unmas Denpasar yang memenuhi standar nasional pendidikan tinggi, serta memiliki fungsi.

Tugas dan tanggung jawab Biro Akademik dan Kemahasiswaan biasanya mencakup beberapa hal berikut:

1. Kepala Biro

   • Tugas:

     • membantu Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dalam perumusan dan pelaksanaan kebijakan strategis di bidang akademik dan kemahasiswaan yang memenuhi standar nasional pendidikan tinggi;
     • membantu Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dalam perumusan dan pelaksanaan rencana strategis di bidang akademik dan kemahasiswaan;
     • membantu Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dalam menjajaki dan mengembangkan serta mengimplementasikan kerja sama terkait bidang akademik dan kemahasiswaan;
     • merumuskan program dan kegiatan serta mengusulkan rencana anggaran di bidang akademik dan kemahasiswaan;
     • menyusun, mengkaji dan memperbaharui serta mensosialisasi berbagai pedoman terkait akademik dan kemahasiswaan;
     • mengoordinasikan perumusan SOP bagi kegiatan akademik dan kemahasiswaan;
     • mengoordinasikan penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan administrasi pendidikan, seleksi dan registrasi mahasiswa baru, perkuliahan, ujian tengah semester, ujian akhir semester, ujian sidang diploma, sarjana/sarjana terapan, profesi, dan pascasarjana, kuliah kerja nyata, dan wisuda;
     • membantu Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dalam kegiatan akademik dan kemahasiswaan untuk mahasiswa asing;
     • mengoordinasikan kegiatan pengenalan lingkungan kampus dan luar lingkungan kampus dalam penerimaan mahasiswa baru;
     • mengawasi, mengendalikan, dan mengevaluasi penyelenggaraan program dan kegiatan di bidang akademik dan kemahasiswaan;
     • mengoordinasikan dan mengupdate data mahasiswa pada PPDikti;
     • merumuskan dan menerapkan strategi dan program peningkatan soft skills mahasiswa dan mengoordinir berbagai bentuk pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan kompetensi soft skills dan budi pekerti mahasiswa;
     • merumuskan dan menerapkan strategi dan program perluasan akses dan penyediaan beasiswa untuk mendukung tercapainya kompetensi mahasiswa sesuai visi Unmas Denpasar;
     • menginventarisasi dan mendokumentasikan prestasi akademik dan nonakademik mahasiswa;
     • mengisi borang kinerja kemahasiswaan;
     • mengoordinasikan digitalisasi kearsipan untuk semua program dan kegiatan di Biro Akademik dan Kemahasiswaan; dan
     • menyusun laporan tahunan terkait kegiatan akademik dan kemahasiswaan.

   • Wewenang:

     • Mengatur mekanisme pelayanan administrasi di bidang akademik dan kemahasiswaan untuk Fakultas dan Pascasarjana.
     • Mengadakan koordinasi ke Fakultas & Pascasarjana mengenai pelaporan PDDIKTI.
     • Mengatur pelaksanaan SPMB & Wisuda.
     • Mengevaluasi secara terus menerus kegiatan akademik dan kemahasiswaan dari proses penerimaan mahasiswa baru hingga wisuda.

   • Tanggung Jawab:

     • BAK sesuai kebijakan Rektor bersama dengan Wakil Rektor menyusun perencanaan dan pelaksanaan Akademik dan Kemahasiswaan untuk menunjang keberhasilan capaian pembelajaran lulusan untuk melahirkan sarjana bermutu.
     • BAK bersama Wakil Rektor melakukan pendampingan, pemantauan kepada pelaksana sistem akademik dan kemahasiswaan di tingkat pascasarjana dan fakultas di lingkungan Unmas Denpasar.
     • BAK wajib melaporkan secara lisan maupun tertulis berbagai hambatan, kebutuhan yang diperlukan di bidang kerjanya untuk menunjang mutu lulusan.

2. Bagian Pengelolaan Feeder Mahasiswa:

   • Tugas:

     • Melakukan input data mahasiswa baru dan membuat NPM.
     • Melakukan sinkronisasi aktivitas mengajar dosen, data aktivitas mahasiswa, aktivitas kuliah dan mahasiswa lulus bersinergi de ngan operator program studi.
     • Mengecek dan melakukan sinkronisasi data aktivitas mahasiswa, aktivitas kuliah dan mahasiswa lulus bersinergi dengan operator program studi
     • Mengajukan penomoran ijazah nasional (PIN).
     • Menginventarisasi dan memantau rasio dosen terhadap mahasiswa.
     • Memfasilitasi pengajuan perbaikan data mahasiswa sesuai usulan dari fakultas.
     • Memfasilitasi dan mengkomunikasikan kebutuhan Feeder Mahasiswa ke LLDIKTI.
     • Memantau website LLDIKTI dan Kemdikbud terkait Pengelolaan PDDikti mahasiswa.
     • Pengajuan izin belajar mahasiswa asing.
     • Melaporkan data wisudawan ke LLDIKTI.
     • Mengelola administrasi penerimaan mahasiswa baru.
     • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

   • Wewenang:

     • Sebagai administrator PT dalam mengelola aplikasi feeder.
     • Sebagai administrator sistem perizinan mahasiswa asing.

   • Tanggung Jawab:

     • Bersama dengan Kepala BAK melakukan pendampingan dan pemantauan kepada operator bidang PDDIKTI di tingkat prodi di lingkungan Unmas Denpasar.
     • Melaporkan secara lisan maupun tertulis berbagai hambatan, kebutuhan yang diperlukan di bidang kerjanya.

3. Bagian Kemahasiswaan:

   • Tugas:

     • Mengelola administrasi Beasiswa.
     • Mendokumentasikan prestasi akademik dan non akademik mahasiswa.
     • Memantau dan menindaklanjuti kegiatan Direktorat Belmawa.
     • Mendokumentasikan kegiatan pengabdian mahasiswa kepada masyarakat.
     • Mendokumentasikan kegiatan mahasiswa berwirausaha.
     • Mendokumentasikan kegiatan pertukaran mahasiswa.
     • Mendokumentasikan aktivitas forum ilmiah mahasiswa.
     • Mendokumentasikan program kreativitas mahasiswa.
     • Memfasilitasi dan mengkomunikasikan terkait kegiatan kemahasiswaan ke LLDikti.
     • Memantau website LLDikti dan Kemdikbud terkait kemahasiswaan.
     • Menangani proses administrasi pengajuan cuti kuliah, kuliah kembali, dan pindah kuliah.
     • Menangani proses verifikasi ijazah, surat pengganti ijazah dan transkip.
     • Menangani surat tugas mahasiswa, dispensasi mahasiswa, sk pengurus organisasi dan kepanitiaan mahasiswa.
     • Menangani pelaksanaan Ganesa Maba / orientasi mahasiswa baru.
     • Menangani proses administrasi pengajuan beasiswa mahasiswa.
     • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

   • Wewenang:

     • Sebagai administrator Sistem SIMKATMAWA.
     • Sebagai Operator KIP Kuliah.
     • Sebagai Operator PT Program Kreativitas Mahasiswa (PKM).

   • Tanggung Jawab:

     • Bersama dengan Kepala BAK melakukan pemantauan kegiatan organisasi kemahasiswaan di lingkungan Unmas Denpasar.
     • Melaporkan secara lisan maupun tertulis berbagai hambatan, kebutuhan yang diperlukan di bidang kerjanya.

4. Bagian Pelayanan Administrasi Akademik:

   • Tugas:

     • Menyiapkan dan memfasilitasi kegiatan akademik dan kemahasiswaan untuk mahasiswa asing di Unmas Denpasar.
     • Bersama UPT Data dan Teknologi Informasi melakukan monitoring dan evaluasi data mahasiswa pada sistem informasi terintegrasi Unmas Denpasar.
     • Membantu pengajuan program studi baru dan melaksanakan pemantauan melalui SIAGA.
     • Menangani dan memantau administrasi dengan BAN-PT melalui Sistem Administrasi Persuratan BAN-PT (Sapta BAN-PT).
     • Menangani dan memantau administrasi pengajuan akreditasi prodi dan universitas melalui Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online BAN-PT (Sapto BAN-PT).

   • Wewenang:

     • Sebagai IT Administrator.
     • Sebagai Pengelola Server PDDIKTI.

   • Tanggung Jawab:

     • Bersama dengan Administrator PDDIKTI melakukan pengoperasian, pengelolaan dan perawatan aplikasi Feeder PDDIKTI.
     • Bersama UPT Data dan Teknologi Informasi mengelola server.
     • Mengembangkan aplikasi penunjang lembaga oleh atasan.